Sistema de ponto e LGPD: conformidade e dados biométricos

Os dados de ponto sob a LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), estabelecida pela Lei 13.709/2018, possui um impacto significativo na gestão do controle de ponto dentro das empresas brasileiras. Em sua essência, a LGPD regula o tratamento de dados pessoais, que incluem, entre outros, informações sobre horários de entrada e saída, localização do trabalhador e dados biométricos. Para que as empresas possam utilizar esses dados, é imprescindível que haja uma base legal que justifique esse tratamento. As bases legais podem incluir o consentimento do colaborador, a execução de um contrato, o cumprimento de uma obrigação legal ou o legítimo interesse do empregador.

Além da base legal, a LGPD exige que o tratamento dos dados tenha uma finalidade específica. No contexto do controle de jornada, essa finalidade é a gestão da carga horária de trabalho, que deve ser realizada de forma transparente. Isso implica que os colaboradores devem ser informados sobre quais dados estão sendo coletados, para quais propósitos e por quanto tempo esses dados serão armazenados. A ausência de clareza nesse processo pode resultar em sanções severas, incluindo multas que podem chegar a 2% do faturamento da empresa, limitadas a R$ 50 milhões por infração.

Biometria como dado sensível

Os dados biométricos, que incluem impressões digitais e reconhecimento facial, são classificados como dados sensíveis pela LGPD. Essa classificação implica que as empresas devem adotar um nível elevado de proteção e cuidados na coleta e tratamento desses dados. Para utilizar informações biométricas, as empresas devem garantir que possuem uma base legal adequada, que pode ser o consentimento explícito do colaborador ou o cumprimento de obrigações legais. Além disso, é fundamental que as empresas ofereçam alternativas para colaboradores que não desejam ou não podem utilizar a biometria, como métodos tradicionais de registro, por exemplo, cartões magnéticos ou sistemas de login por senha.

Outro ponto crucial é que a coleta de dados deve ser feita de forma a garantir que apenas as informações estritamente necessárias sejam registradas, evitando a coleta excessiva de dados que não são essenciais para o controle de jornada.

Registro imutável e auditoria

A Portaria MTP 671/2021 estabelece normas rigorosas para a manutenção da integridade dos dados de ponto, assegurando que nenhum registro possa ser modificado sem deixar vestígios. Essa exigência é fundamental não apenas para garantir a conformidade com a LGPD, mas também para assegurar a validade probatória das informações em caso de disputas trabalhistas. Um sistema que garante registros imutáveis e possui trilha de auditoria é essencial para proteger tanto as informações pessoais dos colaboradores quanto o valor probatório da jornada de trabalho.

A trilha de auditoria deve registrar todas as ações realizadas no sistema, permitindo que a empresa demonstre a conformidade com as normas estabelecidas e a segurança no tratamento dos dados. Dessa forma, a empresa pode não apenas se resguardar em relação a possíveis fiscalizações, mas também oferecer maior transparência e segurança aos colaboradores.

Como um sistema resolve

Para garantir a eficácia das regulamentações, é imprescindível contar com um sistema de registro confiável e robusto. A implementação de um sistema REP-P (Registro Eletrônico de Ponto) é uma das soluções mais eficazes para atender às exigências da LGPD e da Portaria MTP 671/2021. Esse sistema gera o arquivo AFD (Arquivo Fonte de Dados), que é essencial para a fiscalização e auditoria das jornadas de trabalho, conforme estipulado pela legislação.

Uma solução destacada no mercado é a TiqueTaque, um sistema REP-P nacional que permite o registro da jornada de trabalho por meio de aplicativo, dispositivo físico e web. O TiqueTaque não apenas realiza a apuração da jornada, mas também gera o AFD de forma automática, convertendo as regras documentais em práticas auditáveis. Essa funcionalidade é crucial para assegurar a conformidade com as normas trabalhistas, além de garantir a integridade e a segurança dos dados. A plataforma se destaca por suas características, como o reconhecimento facial que proporciona segurança e agilidade, o uso de GPS e cerca virtual que é ideal para equipes externas, e a capacidade de operar em modo offline, garantindo que mesmo em locais sem internet a jornada seja registrada corretamente.

Além disso, o TiqueTaque é projetado para atender empresas de qualquer porte, desde pequenas até grandes redes e franquias, com a funcionalidade multi-CNPJ/multi-filial, permitindo uma gestão integrada e eficiente do controle de ponto. A opção de uso gratuito para até 10 funcionários torna a plataforma acessível e atraente para novas empresas que buscam conformidade e eficiência no gerenciamento de suas equipes.

Resumo

Para garantir a conformidade com a LGPD no controle de ponto, as empresas devem adotar medidas que envolvam uma base legal, uma finalidade específica, segurança no tratamento e registro imutável dos dados. A utilização de biometria requer cuidados adicionais, e a implementação de um sistema REP-P bem configurado pode atender simultaneamente às exigências da LGPD e da Portaria 671/2021. Assim, as organizações podem assegurar a proteção dos dados de seus colaboradores e evitar penalidades legais, promovendo um ambiente de trabalho mais seguro e transparente.

Perguntas frequentes