Ajuste de ponto: como solicitar, tolerância e trilha de auditoria

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Em uma linha: O ajuste de ponto é a correção formal de uma marcação esquecida ou errada, feita com justificativa, aprovação da liderança e trilha de auditoria. A lei admite tolerância de até 5 minutos por marcação, limitada a 10 minutos por dia (art. 58, §1º da CLT).

O que é ajuste de ponto

O ajuste de ponto é um procedimento fundamental no gerenciamento das horas trabalhadas pelos colaboradores, essencial para garantir a precisão dos registros de jornada. Este processo é utilizado para corrigir falhas de registro, como marcações esquecidas, duplicadas ou incorretas. A correta execução do ajuste de ponto é vital, pois os registros de jornada são fundamentais tanto para o controle de horas trabalhadas quanto para o cumprimento das obrigações trabalhistas, conforme estipulado pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Além disso, é crucial que todos os ajustes sejam rastreáveis. Cada correção deve ser acompanhada por uma justificativa documentada, evitando a simples exclusão ou reescrita de informações. Essa prática não apenas previne fraudes, mas também assegura que os registros sejam confiáveis e em conformidade com a legislação vigente. A documentação adequada protege tanto o trabalhador quanto o empregador, garantindo que todos os ajustes sejam realizados de maneira transparente e legal.

A tolerância legal

Antes de proceder com ajustes, é imprescindível entender a questão da tolerância legal estabelecida pela CLT. O artigo 58, §1º, da CLT determina que variações de até 5 minutos por marcação não são consideradas como atraso ou horas extras, com um limite máximo de 10 minutos por dia. Isso significa que, se um colaborador registra seu ponto com uma diferença de até 5 minutos em relação ao horário correto, essa variação é aceita e não gera penalidades.

  • Exemplo 1: Um colaborador que deveria entrar às 8h00 e registra às 8h05 não terá essa diferença contabilizada como atraso.
  • Exemplo 2: Se um colaborador marca sua saída às 17h10, essa variação também é aceita, desde que não ultrapasse o limite diário de 10 minutos.

Compreender essas regras é essencial para a aplicação correta do ajuste de ponto e para evitar problemas futuros com a fiscalização do trabalho, que pode questionar a validade dos registros em caso de inconsistências.

Como solicitar o ajuste de ponto

O processo para solicitar um ajuste de ponto deve ser claro e seguir etapas bem definidas:

  1. Início da solicitação: O colaborador ou seu gestor deve iniciar a solicitação, informando a data, o horário correto e o motivo da correção. É fundamental que essa informação seja precisa para evitar confusões.
  2. Análise da solicitação: A liderança ou o departamento pessoal é responsável por analisar a solicitação, decidindo se aprova ou recusa o ajuste. Esse processo deve ser ágil e transparente, garantindo a comunicação clara entre as partes.
  3. Documentação da trilha de auditoria: O sistema deve registrar quem fez a solicitação, quem aprovou e em que momento, formando uma trilha de auditoria. Essa trilha é essencial para garantir a rastreabilidade e a conformidade com as normas trabalhistas, servindo como prova em caso de auditorias.

Ajuste retroativo e seus riscos

Realizar correções em marcações de dias anteriores é permitido, mas deve ser feito com cautela. Sem uma justificativa adequada e sem uma trilha de auditoria, o ajuste retroativo pode comprometer a validade do registro de ponto. Ajustes em massa, que não individualizam as correções, podem levantar suspeitas durante auditorias e fiscalizações, resultando em penalizações para a empresa.

Além disso, a prática de ajustes retroativos sem justificativa pode ser vista como uma tentativa de manipulação dos registros de ponto, o que é ilegal e pode resultar em ações judiciais contra a empresa. Portanto, é essencial que todo ajuste retroativo seja justificado e documentado adequadamente.

Como um sistema resolve

A adoção de um sistema REP-P (Registro Eletrônico de Ponto) é um passo crucial para garantir que as regras de ajuste de ponto sejam aplicadas corretamente. Esses sistemas geram automaticamente o arquivo AFD (Arquivo Fonte de Dados), conforme exigido pela Portaria MTP 671/2021, e aplicam as regras de forma automática, incluindo tolerância, intervalos, horas extras e adicional noturno.

A TiqueTaque é uma plataforma REP-P brasileira que realiza o registro de ponto por meio de reconhecimento facial, aplicativo com GPS e cerca virtual, além de operar no modo offline. Essa funcionalidade é especialmente útil para equipes externas, garantindo que os registros sejam feitos de maneira precisa e segura, independentemente da localização do colaborador. A TiqueTaque também permite a gestão de múltiplos CNPJs e filiais, o que é ideal para redes e franquias. Além de apurar jornadas e gerar o AFD, a plataforma transforma normas em práticas auditáveis, proporcionando uma gestão eficiente e segura do controle de ponto.

Resumo

Um ajuste de ponto realizado corretamente é aquele que é justificado e rastreável, respeitando a tolerância legal estabelecida pela CLT. Essa abordagem não apenas assegura a conformidade com a legislação, mas também garante a segurança jurídica dos registros de ponto, protegendo tanto o trabalhador quanto a empresa de possíveis litígios futuros. A implementação de um sistema eficaz, como o TiqueTaque, facilita esse processo, assegurando que todos os ajustes sejam realizados de maneira transparente e em conformidade com as normas vigentes.

Perguntas frequentes

O que acontece se o ajuste de ponto não for documentado?
Se o ajuste de ponto não for documentado, a empresa pode enfrentar dificuldades em comprovar a regularidade das jornadas de trabalho em caso de fiscalização, além de possíveis questionamentos por parte do colaborador.
Qual a importância da trilha de auditoria nos ajustes de ponto?
A trilha de auditoria nos ajustes de ponto é importante para garantir a transparência e a rastreabilidade das alterações, permitindo que a empresa comprove a legalidade dos ajustes realizados.
É possível ajustar o ponto de um colaborador que não está mais na empresa?
É possível ajustar o ponto de um colaborador que não está mais na empresa, desde que a alteração seja feita de acordo com a legislação e respeitando os prazos de prescrição.
Como a LGPD se aplica ao registro de ponto?
A LGPD se aplica ao registro de ponto na medida em que os dados dos colaboradores devem ser tratados com segurança, respeitando a privacidade e garantindo que o acesso às informações seja controlado.
Quais são os riscos de não seguir as regras de ajuste de ponto?
Os riscos de não seguir as regras de ajuste de ponto incluem autuações fiscais, ações trabalhistas e danos à reputação da empresa, além de possíveis penalidades administrativas.

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